Лекция 8. Подготовка к собранию. Добавление участников

Запланировать собрание можно в одном из каналов. Для этого щелкните на знак «˅» справа от кнопки «Встреча» и выберите «Запланировать собрание» (рис. 8.3.1). Теперь нужно заполнить все поля в открывшемся окне и нажать кнопку «Отправить».

Рис. 8.3.1 Планирование встречи в канале.

Намного проще планировать собрания в разделе «Календарь». Настройте удобное для вас представление (день, рабочая неделя, неделя) и выберите примерное время (рис. 8.3.2). Для этого щелкните ЛКМ по времени начала собрания и, удерживая ее нажатой, переведите на курсор на время конца собрания. Вкладка «Описание» должна открыться автоматически. Если этого не произошло, нажмите на кнопку «Создать собрание» (рис. 8.3.3).

Рис. 8.3.2 Настройка представления календаря.

Рис. 8.3.3 Планирование встречи в календаре.

Теперь вам нужно вписать название собрания и добавить обязательных и необязательных участников. При необходимости выберите частоту повторений, например, ежедневно или еженедельно. Укажите канал, в котором хотите организовать собрание. Также можно добавить расположение. В последнем поле можно составить краткое описание собрания (рис. 8.3.4).

Рис. 8.3.4 Описание запланированного собрания.

При необходимости воспользуйтесь «Помощником по планированию». Здесь представлена та же информация, что и во вкладке «Описание», но в более наглядном формате (рис. 8.3.5).

Рис. 8.3.5 Помощник по планированию.

Когда все обязательные поля будут заполнены, нажмите кнопку «Отправить». После этого отметка о собрании появится в календаре. Чтобы просмотреть информацию о времени и инициаторе конференции щелкните по ней ЛКМ. Здесь же вы можете присоединиться к собранию, изменить его, скопировать ссылку для участников и перейти в чат. Нажмите кнопку «Изменить», чтобы рассмотреть подробнее, какие параметры доступны для редактирования (рис. 8.3.6).

Рис. 8.3.6 Информация о собрании.

Вы можете перейти в чат с группой, просмотреть или загрузить файлы, добавить заметки к собранию и совместно работать на цифровой доске. Также вы можете добавить новые вкладки, нажав на знак «+» (рис. 8.3.7).

Рис. 8.3.7 Изменение параметров запланированного собрания.

Обратите внимание на вкладку «Описание». Здесь появились дополнительные функции, такие как:

• Отменить собрание;
• Копировать ссылку;
• Изменить часовой пояс;
• Настроить параметры собрания.

При выборе последнего пункта осуществляется переход на сайт Microsoft (рис. 8.3.8).  Здесь вы можете выбрать:

• Кто может миновать "зал ожидания"?
• Всегда ли разрешать звонящим обходить "зал ожидания"?
• Нужно ли уведомлять, когда звонящие присоединяются к собранию или покидают его?
• Кто будет выступать?
• Разрешить участникам использовать микрофон?
• Разрешить чат собрания?
• Разрешить реакции?

Рис. 8.3.8 Настройка параметров собрания на сайте Microsoft.

Чтобы присоединиться к запланированному собранию нажмите на кнопку «Присоединиться». Если вы пропустите эту конференцию, вам на почту придет уведомление об этом.